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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Prozessoptimierung im Facility Management steigern

Facility Management: Fertigung » Strategie » Prozessoptimierung

Schnittstelle Facility Management und Fertigung: Prozessoptimierung

Schnittstelle Facility Management und Fertigung: Prozessoptimierung

Die Zusammenarbeit zwischen Facility Management (FM) und Fertigung ist in Industrieunternehmen von zentraler Bedeutung – beide Bereiche sind aufeinander angewiesen, verfolgen jedoch unterschiedliche Zielsetzungen und haben oft abweichende Prozesse und Prioritäten. Während das FM für Infrastruktur, Sicherheit, Wartung und Versorgung zuständig ist, steht in der Fertigung Produktionsstabilität, Termintreue und Qualitätssicherung im Vordergrund. Ohne abgestimmte Prozesse kann es zu Stillständen, Störungen, Missverständnissen und Sicherheitsrisiken kommen. Eine systematische Prozessoptimierung an der Schnittstelle FM–Fertigung schafft Klarheit, verbessert Abläufe, reduziert Reibungsverluste – und erhöht die Verfügbarkeit, Produktivität und Zusammenarbeit.

Die Schnittstelle zwischen Facility Management und Fertigung ist ein hochsensibler Betriebsbereich, der über Produktivität, Sicherheit und Qualität entscheidet. Nur durch gemeinsam definierte, standardisierte und digital unterstützte Prozesse lässt sich eine effiziente, sichere und störungsfreie Zusammenarbeit erreichen. Das Facility Management wird dabei zum aktiven Partner der Produktion – mit klarer Struktur, definierter Verantwortung und hoher Serviceorientierung.

Zielsetzung der Prozessoptimierung

Optimierung von Prozessen und Schnittstellen im Facility Management

  • Klar definierte, abgestimmte Prozesse für gemeinsame Tätigkeiten

  • Reduktion von Informationsverlusten, Medienbrüchen und Doppelarbeiten

  • Verbesserung der Kommunikation und Koordination

  • Vermeidung von Störungen und Stillständen durch proaktive Schnittstellenplanung

  • Transparente Zuständigkeiten, Reaktionszeiten und digitale Rückverfolgbarkeit

Typische Reibungsverluste im Schnittstellenprozess

Prozessbereich

Typische Probleme

Wartung technischer Anlagen

Keine Abstimmung mit Fertigung → ungeplante Unterbrechung

Störungsmeldung

Keine Reaktionszeit definiert, keine Rückmeldung an Produktion

Umbauten / Instandsetzungen

Keine Informationspflichten oder Abnahmeprozesse

Medienversorgung

Veränderungen ohne Info an Produktion → Auswirkungen auf Produktqualität

Reinigung und Entsorgung

Fehlende Absprachen über Zeiten und Hygienebedarf

Zutrittsregelung

Keine geregelte Zugangskontrolle zu sensiblen Produktionsbereichen

Prozessaufnahme und Analyse

  • IST-Prozesse aufnehmen (interdisziplinär: FM, Fertigung, IT, HSE)

  • Schwachstellen, Medienbrüche, Kommunikationslücken identifizieren

  • Rollen und Schnittstellen grafisch darstellen (z. B. Swimlane-Diagramm)

  • Nutzerfeedback einholen („Wo hakt es aus Ihrer Sicht?“)

SOLL-Prozesse definieren

  • Standardisierte Abläufe mit definierten Zuständigkeiten und Übergabepunkten

  • Festlegung von Reaktionszeiten, Freigabeschritten, Dokumentationspflichten

  • Aufbau digital unterstützter Workflows für Ticketing, Wartung, Umbauten, Reinigung etc.

  • Integration in CAFM-System, Helpdesk, Intranet und Produktionsplanungssysteme (MES)

Beispiele für optimierte Schnittstellenprozesse

Prozess

Optimierter Ablauf

Störungsmeldung an das FM

Ticketmeldung per App oder Terminal → automatische Eskalation nach 30 Minuten

Wartung an kritischer Infrastruktur

Planung mit Fertigungsfreigabe via Workflow → Rückmeldung mit Stempelzeit

Umbauten im Produktionsbereich

Projektstart nur nach gemeinsamen Abstimmungstermin → Abnahmeprotokoll digital

Reinigung von Fertigungszonen

FM plant nach Produktionszeitplan, Rückmeldung über QR-Code

Abfallentsorgung

FM stellt Container gemäß Fertigungsbedarf → Leerungsstatus wird digital zurückgemeldet

Systemintegration und digitale Unterstützung

System / Plattform

Funktion im optimierten Prozess

CAFM-System

Wartungsplanung, Raumbuchung, Instandhaltungsstatus

Helpdesk / Ticketsystem

Meldung, Eskalation, Rückmeldung, Auswertung

MES / Produktionssysteme

Abstimmung geplanter Wartungen mit Produktionszeiten

Intranet / Kommunikationsplattform

Zugriff auf Ablaufbeschreibungen, Kontakte, Formulare

Dashboards / BI-Tools

Live-Daten zu offenen Tickets, Stillständen, Eskalationen

Erfolgsfaktoren für eine wirksame Prozessoptimierung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Gemeinsame Prozessdefinition

Akzeptanz auf beiden Seiten, praxistaugliche Lösung

Klare Rollen und Zuständigkeiten

Vermeidung von Grauzonen oder doppelten Verantwortungen

Digitale Schnittstellen schaffen

Keine Medienbrüche → Echtzeit-Transparenz

Verbindlichkeit über SLAs / SOPs

Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit

Regelkommunikation und Feedback

Kontinuierliche Verbesserung (KVP) möglich

Kennzahlen zur Prozessbewertung (KPIs)

Kennzahl

Aussage

Reaktionszeit FM auf Störungen

Servicequalität und Priorisierung

Wartungstreue bei Produktionsanlagen

Betriebssicherheit und Terminabstimmung

Anzahl ungeplanter Stillstände

Prozessintegration zwischen FM und Fertigung

Feedbackscore zur Zusammenarbeit

Zufriedenheit der Beteiligten

Transparenzquote (digital erfasst / dokumentiert)

Digitalisierungserfolg