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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Anweisende Dokumentation im Fertigungsumfeld

Facility Management: Fertigung » Leistungen » Anweisende Dokumentation

Schnittstelle Facility Management und Fertigung: Anweisende Dokumentation

Schnittstelle Facility Management und Fertigung: Anweisende Dokumentation

In industriellen Umgebungen ist das reibungslose Zusammenspiel zwischen Facility Management (FM) und Fertigung von zentraler Bedeutung: Gebäudetechnik, Energieversorgung, Medienführung, Klimatisierung, Reinigung, Wartung und Arbeitsschutz beeinflussen direkt die Produktionssicherheit und -effizienz. Häufig kommt es jedoch zu Missverständnissen, Unklarheiten oder Reibungsverlusten, weil Zuständigkeiten, Abläufe und Kommunikationswege nicht eindeutig geregelt sind. Eine anweisende Dokumentation der Schnittstelle zwischen FM und Fertigung schafft hier Abhilfe – als verbindliches Regelwerk, das Zuständigkeiten, Prozesse, Sicherheitsaspekte und Reaktionswege klar definiert.

Eine anweisende Dokumentation an der Schnittstelle zwischen Facility Management und Fertigung ist Grundlage für einen sicheren, effizienten und koordinierten Betrieb industrieller Produktionsstandorte. Sie ermöglicht rechtssichere, nachvollziehbare und akzeptierte Zusammenarbeit, schützt Prozesse, Anlagen und Menschen – und stärkt die Betriebsstabilität und Compliance im Alltag.

Zielsetzung der anweisenden Dokumentation

Koordination von Facility Management und Produktion

  • Klare Zuordnung von Aufgaben, Rechten und Pflichten zwischen FM und Produktion

  • Sicherstellung eines koordinierten, störungsfreien und rechtskonformen Betriebs

  • Vermeidung von Doppelarbeiten, Stillständen und Eskalationen

  • Unterstützung von Sicherheits-, Qualitäts- und Produktionszielen

  • Dokumentation für Audits, Zertifizierungen und interne Verantwortungsketten

Typische Schnittstellenthemen FM ↔ Fertigung

Bereich

Typische Abstimmungs- oder Regelungsbedarfe

Wartung technischer Anlagen

Wer meldet Störungen? Wer gibt Produktionsfreigaben?

Medienversorgung (Druckluft, Wasser, Strom)

Wer plant, prüft, regelt den Ausbau?

Störungsmanagement / Helpdesk

Wie erfolgt Meldung, Priorisierung, Rückmeldung?

Reinigung und Sondermaßnahmen

Wer ist für Produktionsflächen verantwortlich?

Zutritt zu Fertigungsbereichen

Wer darf wann wohin – mit oder ohne Begleitung?

Umbauten / Instandsetzungen

Wer koordiniert Maßnahmen mit Produktionsstillständen?

Abfallentsorgung / Gefahrstoffhandling

Wer organisiert, wer kontrolliert, wer dokumentiert?

Inhalte der anweisenden Dokumentation

Abschnitt

Inhalte

Geltungsbereich

betroffene Standorte, Hallen, Werkstätten, Abteilungen

Rollen & Verantwortlichkeiten

Leitung FM, Produktionsverantwortliche, Objektleitung, SiBe, Energiemanagement

Kommunikations- und Eskalationswege

Notfallkontakte, Reaktionszeiten, Abstimmungserfordernisse

Zutrittsregelungen

Zugang zu Reinräumen, Maschinenzonen, Kontrollpflichten

Wartungs- und Prüfprozesse

Schnittstelle bei Anlagen, Freigabe von Maschinen zur Wartung

Störfallmanagement

Meldewege, Verantwortlichkeit, Rückmeldung, Protokollierung

Umbau- und Sondermaßnahmen

Ablaufdefinition, Informationspflichten, Bauabstimmung

Reinigung & Hygiene

Zuständigkeit, Intervalle, Sonderfreigaben in der Produktion

Gefahrstoffe / Abfallmanagement

Lagerung, Transport, Verantwortung für Dokumentation

Dokumentation & DMS-Anbindung

Protokolle, Formulare, Nachweispflichten, digitale Schnittstellen

Beispiele für konkrete Regelungen

Thema

Beispielhafte Festlegung

Störungsmeldung

„Produktionsstörungen durch Infrastruktur werden sofort an das FM gemeldet. Rückmeldung erfolgt binnen 30 Minuten über das Helpdesk-System.“

Zugang zu Maschinenzonen

„FM-Mitarbeitende dürfen Maschinenbereiche nur nach Freigabe durch Produktionsverantwortliche betreten.“

Wartung mit Produktionsunterbrechung

„Wartungsarbeiten, die die Produktion beeinträchtigen, sind 72 Stunden vorher anzumelden und vom Fertigungsleiter freizugeben.“

Reinigung in sensiblen Bereichen

„Die Produktionsreinigung erfolgt täglich durch geschultes Personal. Änderungen der Intervalle müssen mit QM abgestimmt werden.“

Energieabschaltungen

„Geplante Abschaltungen (Strom, Druckluft, Wasser) sind mindestens 48 h vorher mit der Fertigungskoordination zu terminieren.“

Digitale Integration der Dokumentation

System

Funktion

CAFM-System

Wartungs-, Prüf- und Störungsdokumentation mit Flächenbezug

Helpdesk / Ticketsystem

Meldung, Eskalation, Reaktionszeitsteuerung

DMS / Intranetportal

Zugriff auf Regelwerke, Ablaufbeschreibungen, Formulare

Sensorik / IoT-Plattformen

Störungserkennung, Zustandsmeldung, automatisierte Info an Produktion

Produktionsplanungssystem (MES)

ggf. Verknüpfung geplanter Stillstände mit Instandhaltung

Pflege, Schulung und Kommunikation

  • Pflegeverantwortung festlegen (z. B. gemeinsames Review alle 12 Monate)

  • Integration in Schulungen für FM-, Technik- und Produktionspersonal

  • Zugänglich über Intranet, App oder digitales Betriebshandbuch

  • Nutzerfeedback regelmäßig abfragen zur Weiterentwicklung der Abläufe

  • Dokumentation von Verstößen, Eskalationen, Lessons Learned

Erfolgsfaktoren für eine wirksame Schnittstellendokumentation

Erfolgsfaktor

Wirkung

Gemeinsame Entwicklung

Akzeptanz, Klarheit, Praxisbezug

Rollenklarheit

Vermeidung von Zuständigkeitslücken

Integration in Systeme

Medienbruchfreie Umsetzung

Aktualisierungspflicht

Vermeidung veralteter Abläufe oder Ansprechpartner:innen

Verbindliche Kommunikation

auch bei Sonderlagen wie Umbau, Notfall, Fremdfirmeneinsatz